Pengenalan Ms.Excel

MS. EXCEL

A.   Pengenalan Excel

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih

kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

B.Langkah – Langkah memulai aplikasi

Langkah-langkah:

1.  Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.

2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih

Microsoft Excel.

3. Muncul tampilan lembar kerja excel.

 

C.    Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus

mengetahui elemen-elemen yang unsur – unsur utaman layar pada excel:

􀂉 Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

􀂉 Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish

dokumen.

􀂉 Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

􀂉 Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi

untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

􀂉 Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms

Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

􀂉 Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol

pengendali.

􀂉 Cell

Cell Aktif Penggulung vertikal

Lembar aktif

Nama Range Fungsi

Penggulung horisontal

Office Button Akses Cepat Toolbar Menu Toolbar Toolbar Lembar kerja Help

Judul

Nomor Baris

Nomor Kolom

Cell merupakan

􀂉 Nomor Baris

􀂉 Nomor Kolom

􀂉 Nama Range

􀂉 Fungsi

􀂉 Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal

dan horisontal.

D.Penggunaan Rumus SUM,MAX,MIN,Average,IF

PENJELASAN:

a.      SUM

Sum merupakan rumusan formula pada excel yang berfungsi untuk menjumlahkan suatu nilai-nilai data sehingga kita mengetahui hasil akhirnya.Pada gambar di atas saya menggunakan fungsi SUM pada Baris TOTAL yaitu pada D8,E8,dan F8 dengan rumusan masing – masing yaitu =SUM(D3:D7), =SUM(E3:E7), =SUM(F3:F7)

Yang berarti :

ð  Simbol (=) merupakan simbol yang arus digunakan setiap kali kita menggunakan rumusan formula.

ð  SUM merupakan fungsi dari penjumlahan

ð  (D3:D7) merupakan variabel data yang akan di hitung jumlahnya yang terdapat pada Kolom D baris ke 3 sampai kolom D baris ke 7

b.      AVERAGE

Average merupakan rumusan formula pada excel yang berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dari suatu data yang ada.Pada Gambar di atas Funngsi Average yang saya gunakan terdapat pada kolom F yaitu Nilai Total yang hanya sampai pada data kelima. Dimana Fungsi yang saya gunakan adalah =AVERAGE(D3:E3)

Penjelasan :

ð  Simbol (=) merupakan simbol yang arus digunakan setiap kali kita menggunakan rumusan formula.

ð  AVERAGE merupakan fungsi dari penjumlahan

ð  (D3:E3) merupakan variabel data yang akan di hitung Nilai rata-ratanya yang terdapat pada Kolom D baris ke 3 dan dengan E baris ke 3.

c.       MAX

Max merupakan rumusan formula pada excel yang berfungsi untuk mencari nilai tertinggi Dari semua nilai data yang ada. Pada gambar diatas saya menggunakan Fungsi Max terdapat pada Baris MAX yaitu, D9,E9,F9 dengan rumusan masing-masing =MAX(D3:D7), =MAX(E3:E7), =MAX(F3:F7)

Penjelasan :

ð  Simbol (=) merupakan simbol yang arus digunakan setiap kali kita menggunakan rumusan formula.

ð  MAX merupakan fungsi untuk mencari nilai tertinggi dari suatu data

ð  (D3:D7) merupakan variabel data yang akan di cari nilai tertingginya yang terdapat pada Kolom D baris ke 3 sampai kolom D baris ke 7

d.      MIN

Min merupakan rumusan formula pada excel yang berfungsi untuk mencari nilai terendah Dari semua nilai data yang ada. Pada gambar diatas saya menggunakan Fungsi Min terdapat pada Baris MIN yaitu, D9,E9,F9 dengan rumusan masing-masing =MIN(D3:D7), =MIN(E3:E7), =MIN(F3:F7)

Penjelasan :

ð  Simbol (=) merupakan simbol yang arus digunakan setiap kali kita menggunakan rumusan formula.

ð  MIN merupakan fungsi untuk mencari nilai terendahi dari suatu data

ð  (D3:D7) merupakan variabel data yang akan di cari nilai terendahnya yang terdapat pada Kolom D baris ke 3 sampai kolom D baris ke 7

e.       IF

Fungsi formula IF yang terdapat pada Ms.Excel biasanya digunakan untuk memberikan keterangan dengan adanya perbandingan – perbandingan dari suatu nilai data yang ada. Dalam hal in, merupakan fungsi Logika,karena kita membuat pernyataan sendiri melalui data – data yang ada. Pada Gambar diatas,saya menggunakan fungsi IF pada kolom G yaitu keterangan dimana salah satu rumus yang saya gunakan adalah  =IF(F3<45;"E";IF(F3<65;"D";IF(F3<75;"C";IF(F3<85;"B";"A"))))

Penjelasan :

ð  Simbol (=) merupakan simbol yang arus digunakan setiap kali kita menggunakan rumusan formula.

ð  IF merupakan fungsi untuk membuat suatu keterangan dari sejumlah data nilai yang ada menggunakan Logika.

ð  (F3<45;"E";IF(F3<65;"D";IF(F3<75;"C";IF(F3<85;"B";"A")))) disini dijelaskan dimana F3<45, F3<65 , F3<75, F3<85 ini semua merupakan variabel yang saya buat sebagai logika awal untuk membuat suatu keterangan dalam menggunakan fungsi IF. Sedang yang didalam tanda “ “, merpakan pernyataan hasil. Disini saya membuat 5 pernyataan nilai, ada Nilai E jika F3 kurang dari 45,dan ada nilai D jika F3<65, ada nilai C jika F3<75 dan ada nilai B jika F3 kurang dari 85 selebihnya adalah nilai A.

C.    Penggunaan VLOOKUP dan HLOOKUP

 

Melalui gambar diatas saya akan menjelaskan penggunaan tentang VLOOKUP dan HLOOKUP.

a.      VLOOKUP

Vlookup merupakan fungsi rumusan formula yang terdapat pada ms. Excel dan biasanya untuk mencari nilai suatu data dan tentunya data tersebut sudah ada di tabel sumber,jadi syarat utama penggunaan Vlookup adalah dari tabel sumber,karena jika tabel sumber tersedia,kita tidak perlu mengetik ulang satu demi satu lagi,karena dengan adanya fungsi Vlookup ini,kita dapat memanggilnya dari tabel Sumber. Adapun bentuk tabel sumber pada Vlookup adalah vertikal yang tersusun kebawah. Pada gambar diatas dari data yang saya buat,penggunaan Vlookup terdapat pada G21 kategori Barang,dimana fungsi yang saya buat adalah =VLOOKUP(F22;$A$19:$C$22;2) yang saya ambil dari salah satu data saja.

Penjelasan Fungsi :

ð  Simbol (=) merupakan simbol yang arus digunakan setiap kali kita menggunakan rumusan formula.

ð  Vlookup merupakan formula fungsi yang digunakan untuk mengambil nilai dari Tabel Sumber secara vertikal.

ð  (F22;$A$19:$C$22;2) merupakan kode dari Vlookup dimana F22 yang sudah tersedia di tabel sumber. ; $A$19:$C$22 merupakan letak dari data yang kita cari yan terdapat di dalam tabel sumber,sebenarnya betuk awalnya adalah A19:C22 namun ketika saya mengetik F4 pada keyboard maka akan uncul tanda $ yang berfungsi untuk menjaga dan memastikan data yang akan kita ambil yang terdapat pada tabel sumber. Dan terakhir angka 2,ini merupakan bahwa data yang kita ambil melalui tabell sumber,letknya ada di kolom ke 2.

b.      HLOOKUP

Hlookup merupakan fungsi rumusan formula yang terdapat pada ms. Excel dan biasanya untuk mencari nilai suatu data dan tentunya data tersebut sudah ada di tabel sumber,jadi syarat utama penggunaan Hlookup adalah dari tabel sumber,karena jika tabel sumber tersedia,kita tidak perlu mengetik ulang satu demi satu lagi,karena dengan adanya fungsi Hlookup ini,kita dapat memanggilnya dari tabel Sumber. Adapun bentuk tabel sumber pada Hlookup adalah Hertikal yang tersusun menyamping. Pada gambar diatas dari data yang saya buat,penggunaan Hlookup terdapat pada H21 kategori Harga,dimana fungsi yang saya buat adalah =HLOOKUP (F22;$A$14:$D$16;3)yang saya ambil dari salah satu data saja.

Penjelasan Fungsi :

ð  Simbol (=) merupakan simbol yang arus digunakan setiap kali kita menggunakan rumusan formula.

ð  Vlookup merupakan formula fungsi yang digunakan untuk mengambil nilai dari Tabel Sumber secara vertikal.

ð  (F22;$A$14:$D$16;3) merupakan kode dari Vlookup dimana F22 yang sudah tersedia di tabel sumber. ;$A$14:$D$16 merupakan letak dari data yang kita cari yan terdapat di dalam tabel sumber,sebenarnya betuk awalnya adalah A14:D16 namun ketika saya mengetik F4 pada keyboard maka akan uncul tanda $ yang berfungsi untuk menjaga dan memastikan data yang akan kita ambil yang terdapat pada tabel sumber. Dan terakhir angka 3,ini merupakan bahwa data yang kita ambil melalui tabell sumber,letknya ada di baris ke 3.

C.    PENGGUNAAN CHART